平成28年1月以降、マイナンバー制度が施工され、事業者は従業員からマイナンバーの提供を受けてなければなりません。
そんな中、従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、どうすればいいのでしょうか。
近年、個人情報の取り扱いが問題になることが多く、そのような情報を外部に伝えるのに否定的な方も少なからずいると思います。
国税庁HP 源泉所得税に関するFAQに、対処法が示されています。
＜源泉所得税に関するFAQ Q１－１８＞
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従業員から個人番号の提供を拒否された場合、どのように対応すればよいですか。
（答）
個人番号の記載は、法令で定められた義務であることを説明し、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
なお、平成27年12月以前に扶養控除等申告書の提出を求める場合には、法令上、当該申告書には個人番号の記載義務がありませんので、個人番号の提供を拒否された場合であっても、その経過等を記録する必要はありません。
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要するに、マイナンバーの提供を拒否された場合は、
「個人番号の記載は、法令で定められた義務であることを説明する」ことが重要となります。
しっかり説明し、納得してもらってから提供してもらう。ということになります。
それでも提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存し、単なる義務違反でないことを明確にしておく必要があります。
いつ、どんな方法で提供を求め、義務であることも説明し、よく話し合ったなど、記録しておかなければ、提出した書類にマイナンバーの記載が抜けていることがあれば、事業者の義務違反とみられる可能性もあるということです。
近年、個人情報の取り扱いが問題になることが多く、そのような情報を外部に伝えるのに否定的な方も少なからずいると思います。
このようなケース以外にも様々なケースがあると思われます。
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注1）参考記事＜源泉所得税に関するFAQ Q１－１８＞